LA MINUTA Y SU ESTRUCTURA PRINCIPAL 

A la hora de iniciar un negocio propio es primordial cumplir con todos los requisitos de la ley. Uno de ellos, y quizás el principal, es formalizarse e inscribirse en registros públicos.

Un paso importante y preliminar  para lograr el registro es la elaboración de una minuta de constitución de empresa. Es recomendable contar con este documento para apresurar los trámites de formalización de un negocio.

¿Qué es una minuta?

Es un documento elaborado por un abogado que contiene el acto de constitución de empresa (llamado ‘contrato’), que debe presentarse ante un notario para su elevación ante escritura pública.

La minuta contiene la descripción de la actividad económica que se realizará. También debe especificar el aporte que hará el dueño o cada socio del negocio. Asimismo, debe de señalar cuándo se iniciarán las actividades, el domicilio comercial y el tiempo de duración de la empresa.

Hay 10 modelos, dependiendo del tipo de empresa: 

1. Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (EIRL)
Bienes No Dinerarios

2. Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (EIRL)
Bienes Dinerarios

3. Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada (SRL)
Bienes No Dinerarios

4. Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada (SRL)
Aporte Dinerario (Efectivo)

5. Sociedad Anonima (SA)
Aporte No Dinerario (Bienes Muebles)

6. Sociedad Anonima (SA)
Aporte Dinerario (Efectivo)

7. Sociedad Anonima Cerrada (SAC)
Con Directorio con Aporte Dinerario (Efectivo)

8. Sociedad Anonima Cerrada (SAC)
Con Directorio en bienes No Dinerarios

9. Sociedad Anonima Cerrada (SAC)
Sin Directorio en bienes No Dinerarios

10. Sociedad Anonima Cerrada (SAC)
Sin Directorio con Aporte Dinerario (Efectivo)

 Requisitos para la elaboración de la minuta

- La Reserva del Nombre en Registros Públicos

Permite comprobar que no existen otras empresas con nombre similar ó igual inscritas en el registro. A) Búsqueda de índices. B) Reserva de preferencia

- Presentación de los Documentos Personales

Copia simple de DNI vigente del titular o de los socios.

-  Descripción de la Actividad Económica

Redactarlo en un documento y firmarlo por las partes interesadas.

- Capital de la Empresa

Indicar el aporte del titular ó de los socios para la constitución de empresas.

- Estatuto

Adjunta el Estatuto que regirá a la empresa: régimen del directorio, la gerencia, la junta general, los deberes y derechos de los socios ó accionistas, etc.

Estructura principal 

1 Datos de la minuta: debe registrarse la fecha, lugar, hora, participantes (los que asistieron y los que no pudieron asistir), el nombre de la persona que moderó o dirigió la reunión y la persona que fungió como secretario de la minuta.

Como se podrá observar en este ejemplo, el primer punto a tratar son las acciones pendientes de la reunión anterior (necesario y altamente recomendable). Si no existe seguimiento en cuanto a las acciones acordadas entonces los participantes no necesariamente se sentirán comprometidos a finalizar las tareas discutidas. Esta práctica continua y regular crea las expectativas adecuadas para honrar los compromisos adquiridos.

3. Temas discutidos: en esta sección se documentarán las acciones discutidas durante la mesa de trabajo.

Algunas recomendaciones al momento de desarrollar esta parte:

1. No es necesario una lista exhaustiva o detallada de la discusión. Concéntrese en el tema principal (puede referirse al punto de la agenda o un tópico especifico como punto de referencia).
2. De lograrse un acuerdo trate de describir como fue logrado: votación? Consenso? intenso debate? Esto intenta ofrecer una referencia y/o contexto de la situación
3. Describa cual es el acuerdo, logro o compromiso. Indique una fecha si eso aplica.
4. En caso contrario, de no lograrse un acuerdo, indique si requiere más discusiones, si requiere de una consulta, etc.
5. Si el asunto o tema a discutir es parte de un análisis, presentación o informe realizado por uno de los participantes puede indicar la descripción del tópico a presentar y preguntar si ese informe será publicado o entregado a los participantes. Es posible que la información del tópico sea parte de la documentación a entregar durante o después de la reunión.
6. Si hay algún punto de la agenda que no pudo discutirse por razones de tiempo u otro motivo debe indicarlo en esta sección, ejemplo:

Algunas opciones a considerar como parte de esta sección:

1. Número asignado a la tarea: esto puede ser de mucha utilidad cuando la lista de acciones es extensa y requiere de una referencia para manejo fácil de la secuencia de tareas.
2. Esto puede indicar en que status se encuentra la asignación: algunos de ellos pueden ser ‘nuevo’, ‘retrasado’, ‘en progreso’, etc.

Recomendaciones generales:

• Una vez concluida la reunión de trabajo la minuta debe realizarse inmediatamente y debe ser circulada a los participantes (incluyendo los ausentes) en un período de 48 horas hábiles. Esto con la intención de que la revisión al documento se realice en un período corto así como el compromiso formal de las tareas encomendadas.
• Una vez recibida la minuta los participantes deben revisarla y en caso de no estar de acuerdo con una observación o considerar que no refleja lo discutido deberá comunicarse a la persona que elaboró la minuta con el objeto de discutirla, revisarla y actualizarla si aplica el caso.
• Recuérdese que la importancia de la minuta se basa en la documentación de lo acordado y discutido. Esta documentación puede ser usada para:
• Revisar lo discutido y acordado en un momento determinado por algunas de las partes
• Servir de documentación a futuro o como referencia en el presente
• Seguimiento a las tareas asignadas