LA MINUTA Y SU ESTRUCTURA PRINCIPAL
A la hora de iniciar un negocio
propio es primordial cumplir con todos los requisitos de la ley. Uno de ellos,
y quizás el principal, es formalizarse e inscribirse en registros públicos.
Un paso importante y preliminar para lograr el registro es la elaboración de
una minuta de constitución de
empresa. Es recomendable contar con este documento para apresurar los trámites de
formalización de un negocio.
¿Qué es una minuta?
Es un documento
elaborado por un abogado que contiene el acto de constitución de empresa
(llamado ‘contrato’), que debe presentarse ante un notario para su elevación
ante escritura pública.
La minuta contiene la descripción de la actividad económica que se
realizará. También debe especificar el aporte que hará el dueño o cada socio
del negocio. Asimismo, debe de señalar cuándo se iniciarán las actividades, el
domicilio comercial y el tiempo de duración de la empresa.
Hay
10 modelos, dependiendo del tipo de empresa:
1. Empresa
Individual de Responsabilidad Limitada (EIRL)
Bienes No Dinerarios
2.
Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (EIRL)
Bienes Dinerarios
3.
Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada (SRL)
Bienes No Dinerarios
4.
Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada (SRL)
Aporte Dinerario (Efectivo)
5.
Sociedad Anonima (SA)
Aporte No Dinerario (Bienes Muebles)
6.
Sociedad Anonima (SA)
Aporte Dinerario (Efectivo)
7.
Sociedad Anonima Cerrada (SAC)
Con Directorio con Aporte Dinerario (Efectivo)
8.
Sociedad Anonima Cerrada (SAC)
Con Directorio en bienes No Dinerarios
9.
Sociedad Anonima Cerrada (SAC)
Sin Directorio en bienes No Dinerarios
10.
Sociedad Anonima Cerrada (SAC)
Sin Directorio con Aporte Dinerario (Efectivo)
Requisitos
para la elaboración de la minuta
- La Reserva del Nombre en Registros
Públicos
Permite comprobar que no existen otras empresas con
nombre similar ó igual inscritas en el registro. A) Búsqueda de índices. B)
Reserva de preferencia
- Presentación de los Documentos
Personales
Copia simple de DNI vigente del titular o de los
socios.
- Descripción de la
Actividad Económica
Redactarlo en un documento y firmarlo por las partes
interesadas.
- Capital de la Empresa
Indicar el aporte del titular ó de los socios para la
constitución de empresas.
- Estatuto
Adjunta el Estatuto que regirá a la empresa: régimen
del directorio, la gerencia, la junta general, los deberes y derechos de los
socios ó accionistas, etc.
Estructura principal
1 Datos
de la minuta: debe registrarse la fecha, lugar, hora, participantes (los que asistieron
y los que no pudieron asistir), el nombre de la persona que moderó o dirigió la
reunión y la persona que fungió como secretario de la minuta.
Como se podrá observar en este ejemplo, el primer punto a tratar son las
acciones pendientes de la reunión anterior (necesario y altamente
recomendable). Si no existe seguimiento en cuanto a las acciones acordadas
entonces los participantes no necesariamente se sentirán comprometidos a
finalizar las tareas discutidas. Esta práctica continua y regular crea las
expectativas adecuadas para honrar los compromisos adquiridos.
- Temas discutidos: en esta sección se documentarán las acciones
discutidas durante la mesa de trabajo.
Algunas recomendaciones al momento de desarrollar esta parte:
- No es necesario una lista exhaustiva o detallada de la discusión.
Concéntrese en el tema principal (puede referirse al punto de la agenda o
un tópico especifico como punto de referencia).
- De lograrse un acuerdo trate de describir como fue logrado:
votación? Consenso? intenso debate? Esto intenta ofrecer una referencia
y/o contexto de la situación
- Describa cual es el acuerdo, logro o compromiso. Indique una fecha
si eso aplica.
- En caso contrario, de no lograrse un acuerdo, indique si requiere
más discusiones, si requiere de una consulta, etc.
- Si el asunto o tema a discutir es parte de un análisis,
presentación o informe realizado por uno de los participantes puede
indicar la descripción del tópico a presentar y preguntar si ese informe
será publicado o entregado a los participantes. Es posible que la
información del tópico sea parte de la documentación a entregar durante o después
de la reunión.
- Si hay algún punto de la agenda que no pudo discutirse por razones
de tiempo u otro motivo debe indicarlo en esta sección, ejemplo:
Algunas opciones a considerar como parte de esta sección:
- Número asignado a la tarea: esto puede ser de mucha utilidad cuando
la lista de acciones es extensa y requiere de una referencia para manejo
fácil de la secuencia de tareas.
- Esto puede indicar en que status se encuentra la asignación:
algunos de ellos pueden ser ‘nuevo’, ‘retrasado’, ‘en progreso’, etc.
Recomendaciones generales:
- Una vez concluida la reunión de trabajo la minuta debe realizarse
inmediatamente y debe ser circulada a los participantes (incluyendo los
ausentes) en un período de 48 horas hábiles. Esto con la intención de que
la revisión al documento se realice en un período corto así como el
compromiso formal de las tareas encomendadas.
- Una vez recibida la minuta los participantes deben revisarla y en caso
de no estar de acuerdo con una observación o considerar que no refleja lo
discutido deberá comunicarse a la persona que elaboró la minuta con el
objeto de discutirla, revisarla y actualizarla si aplica el caso.
- Recuérdese que la importancia de la minuta se basa en la
documentación de lo acordado y discutido. Esta
documentación puede ser usada para:
- Revisar lo discutido y acordado en un momento determinado por
algunas de las partes
- Servir de documentación a futuro o como referencia en el presente
- Seguimiento a las tareas
asignadas
